受信ボックスに仕事メールが500通... 大量のメールを効率よく処理するコツを考えてみた

こんにちは。ふにゅすけです。

 

今や仕事では欠かせないメール。

メールの書き方やマナーなどの書籍はけっこうありますが、大量のメールの処理スキルに関する情報はあまりなかったりします。

私の仕事もメールでのやり取りが中心となっており、業務時間の大半がメール処理です。

 

私の職場では、1日あたりのメールは、直接関わりのない内容も含めると30〜100件です(入社2年目時)。

これが、連休明けや長期研修などで不在が続くと、受信ボックスが大変なことになります。

この間の5日間の研修開けでは約500通のメールが溜まっていました。

 

さぁ、どう処理していきましょうか。

 

「メールを処理しているだけで1日終わってしまった」なんていうのは馬鹿馬鹿しいので、私なりに工夫している点をまとめてみました。

 

仕事場のメール環境

使用しているメールソフトは、自社オリジナルのメールソフトです。

メールボックスのフォルダ構成は、下記のとおりです。

• ToDo
• 重要

 

実際にはごちゃごちゃと他にも案件フォルダを作ってみたりしていますが、メールの数が多すぎて長続きしませんでした。

よく使っているフォルダは結局この2つだけです。

 

それでは、メールを処理していくコツについて述べていきます。

 

最新のものから、件名ごとに読んでいく

gmail等のメールソフトを使用していればわかると思いますが、メールを返信した場合、元の文章がメールの下部に引用されますよね。

 

-------------------------------------------

こんにちは。

ありがとうございます。

 

[件名など、メールの情報]

>こんにちは。

-------------------------------------------

 

一番新しいメールを開き、メールを下の最後まで読んでいくと、返信元となるメール文が引用されているため、件名ごとにまとめてメールを読むことができます。

件名ごとにメールを読むようにすると、扱っている内容が同じであるため、頭に入ってきやすいです。

ただただ時系列にメールを処理するだけだと、話題があちこちに飛ぶことになるため、頭が混乱しますし、効率も悪いです。

 

1つのメールを読み終わった後は、件名でソートして、まとめて既読にします。

おそらくメールソフトにこのような機能があると思います(うちの職場は自社のメールソフト使用)。

 

 

アクションが必要なメールはTodoフォルダへ移動し、Todoリストに用件を記載

返信、ファイルの処理等、なんらかのアクションが必要なメールは、ToDoフォルダへ移動後、別途管理しているToDoリストにアクションの内容を書き込みます。

ToDoの内容、関連者、期限等をまとめ、ToDoの優先度を決めます。

実際にToDoを処理するのは、メールを全て確認した後にしています。

なぜなら、今記録したToDoよりも、緊急度、重要度共に高いメールが受信ボックスに埋もれているかもしれないからです。

具体的には、「【至急！期限本日中】〇〇案件の見積もり依頼」のようなメールです。

メールを処理し始める前に、件名をさっと見るのも有効かもしれません。

 

 

2分以内に返信できるメールは例外的に即座に処理する

ToDoリストで管理するまでもない、即座にできるタスクはさっさと処理してしまった方が楽です。

具体的には、了解メールやお礼のメールなどが該当します。

 

なぜ2分かというのは、下記の書籍に影響を受けています。

 

はじめてのGTD ストレスフリー整理術

 

庶務連絡など、今後読む機会のないメールはごみ箱へ

不在連絡や、こちらが送信したメールに対するお礼メール等が該当します。

後輩のメールだろうが、部長のメールだろうが、ごみ箱へシューーートします 笑。

庶務連絡程度の内容であれば、削除してしまって問題ないでしょう。

 

 

今読む必要はないが、重要な長文メールは重要フォルダへ

「なんか重要そうだけど、メールめっちゃ長いし、今読むのめんどくさいなぁ...」といった長文メールは、重要フォルダへ格納しておきます。

ToDoを伴う場合は、ToDoフォルダへ優先して格納します(その場合は、ToDoリストへ「〇〇メールの内容を確認」と記録します)。

 

 

【その他】メール作成には、辞書登録を活用する

意外とバカにできないのが辞書登録による効率化です。

具体的に辞書登録機能とは、「あり」と入力して変換すれば、「ありがとうございます。」と変換されるように、事前にパソコンに単語を登録しておく機能のことで、どのパソコンでも使えます。

 

詳細については、後日、別の記事にまとめる予定です。

 

 

最後に

メール処理に関しては、体系的に学ぶ機会がありませんので、苦戦している方も多いのではないでしょうか。

もし皆さんも、工夫していることがありましたら、ぜひ教えてください！